POLÍTICA DE PAGO Y RECAUDO
VCA CONSULTING SAS
En VCA Consulting SAS reconocemos la importancia de administrar adecuadamente los
procesos de pago y recaudo, por ello, detallamos a continuación las políticas que nos
regulan.
VCA Consulting S.A.S
Una alianza para el éxito
Calle 164 B #15-09 Bogotá Colombia
POLÍTICAS DE PAGO:
En consideración a los términos y condiciones de la compañía, todos los aspectos
relacionados con los pagos se detallan a continuación:
a) Los pagos a proveedores se realizan una vez por semana, según acuerdos de pago con
cada uno de los proveedores.
b) Todo proveedor debe entregar la Copia del RUT y Copia de Certificado Bancario con
fecha inferior a 30 días para el pago dentro del plazo acordado.
c) Todos los pagos serán generados a favor de quien genere la factura o cuenta de cobro
como prestador de servicio o del bien que está siendo cobrado. VCA Consulting SAS no
se compromete a hacer pagos en los tiempos establecidos si no se cuenta con la debida
documentación para causación contable dentro de los plazos establecidos en estas
políticas.
d) Todos los viernes se realizan los pagos a proveedores.
e) Los pagos a proveedores se realizan en un plazo máximo de 30 días calendario contados
a partir de la fecha en la cual es recibida la factura.
f) Los pagos por servicios se deben remitir a VCA Consulting SAS con orden de servicio
adjuntando RUT y certificado de aportes de seguridad social del mes vigente.
g) VCA Consulting SAS no realiza devolución de dinero en efectivo, en caso de
reclamaciones o inconsistencias previamente aprobadas por el área financiera de la
compañía se procederá a realizar la nota correspondiente. .
POLÍTICA DE RECAUDO:
Creación de clientes
Toda persona Natural o Jurídica que adquiera una relación comercial con VCA Consulting
SAS., deberá diligenciar el formato de creación de clientes FO-GF-03. Si quiere solicitar
crédito superior a $50,000,000 con VCA Consulting SAS debe contar con un deudor
solidario.
Posteriormente se realizará el análisis de riesgo crediticio por parte del departamento
financiero, quienes de acuerdo con el análisis y estudio crediticio darán respuesta a la
solicitud del crédito.
Modalidad de pagos:
VCA Consulting SAS cuenta con las siguientes formas de cobro o recaudo:
- Pagos anticipados
- Pago de contado
- Pago a crédito
Pagos anticipados:
En esta forma de pago VCA Consulting SAS exige al cliente el pago previo a la
recepción de la mercancía o prestación del servicio.
Pagos de contado:
En esta forma de pago el cliente paga el importe de la factura en el momento de la
recepción de la mercancía o de la prestación del servicio a VCA Consulting SAS.
Pagos a crédito:
VCA Consulting SAS otorga créditos a los clientes que cumplan con las normas y
requisitos establecidos para ello y es obligación de estos mantenerlos al día y además
realizar su cancelación total en los plazos establecidos. Para los clientes que hagan uso
de este tipo de pago se emitirá factura de acuerdo con el periodo de facturación
acordado con el cliente.
A partir de estas premisas, los tipos de créditos manejados por VCA Consulting SAS
son:
Aplazamiento parcial: El importe de la factura al contado y el resto queda aplazado.
Aplazamiento en un solo pago. El importe de la factura se aplaza a un solo pago.
Aplazamiento fraccionado. La factura se abona en varios plazos previamente
acordados entre el VCA Consulting SAS y el cliente. El plazo de nuestros créditos
es a 10, 15 y 30 días. En caso de incumplimiento del plazo de pago acordado, desde
el primer día de mora el cliente incurre en un interés del 1% diario.
Medios de pago:
Para VCA Consulting SAS, es una prioridad ofrecer a sus clientes facilidades de pago, por
esto contamos con los siguientes medios de recaudo:
- Transferencia bancaria
- Pago en efectivo, aplica para facturas de hasta $500,000.
Etapas de cobro:
El adecuado relacionamiento comercial con cada cliente es uno de los objetivos de VCA
Consulting SAS es por esto que reconocemos la importancia de establecer una ruta de
cobro que facilite la recordación de los plazos de pago y así mismo brinde un seguimiento
transparente al proceso. Detallamos a continuación las etapas de cobro:
Preventiva: Con anticipación a la fecha de vencimiento VCA Consulting SAS efectuará
gestiones con el propósito de recordar la fecha del próximo pago o vencimiento.
Administrativa: A partir del primer día de mora, VCA Consulting SAS a través de
asesores internos o externos efectuará las gestiones con el propósito de recaudar los
valores adeudados.
Pre jurídica: Actividad realizada por VCA Consulting SAS o por terceros contratados y
autorizados para recuperar la cartera en mora. Todo cliente que incumpla el plazo de pago,
superior a 60 días, pasará de forma inmediata a cartera prejurídica. De acuerdo con la
situación se puede pasar directamente a cobro jurídico. No pasarán a cobro jurídico
aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado por el cliente y
aprobado por VCA Consulting SAS, en caso de incumplimiento de este acuerdo, las
facturas pasarán de inmediato a cobro jurídico.
Judicial: Cuando no se logra la recuperación en las etapas anteriores VCA Consulting
SAS podrá iniciar la cobranza por la vía judicial a través de abogados internos o externos.
Todas las cuentas mayores a 90 días, o aquellas que estime VCA Consulting SAS serán
tratadas bajo el cobro jurídico.
A partir de los 31 días de mora, en razón de la gestión desplegada para recuperar la cartera,
se generarán gastos de cobranza, los cuales correrán por cuenta del deudor. Estos se
cubrirán en primera instancia con el pago realizado, y se liquidarán sobre el valor cancelado.
En el caso de cobro de cartera por vía jurídica, los gastos del proceso y honorarios también
correrán por cuenta del deudor.
Mecanismos para gestión de cobro:
VCA Consulting SAS a través de sus asesores internos o externos podrá utilizar uno o
varios de los siguientes mecanismos para obtener el contacto con los deudores:
- Llamadas telefónicas
- Cartas
- Mensajes de texto
- Mensajes al whatsapp
- Mensajes en buzón de celular o contestador automático
- Visitas
- E-mails
Las gestiones de cobro serán realizadas al titular y deudores solidarios.
En las gestiones telefónicas de no contactarse al deudorse puede dejar mensajes con
terceros adultos como: cónyuge, hijos, padres, hermanos, en ningún caso con personas no
identificadas a las anteriormente relacionadas.
La gestión de cobro se realizará de manera respetuosa con nuestros Clientes: el contacto
con los deudores se realizará en horarios adecuados y permitidos por la ley, de manera
cortés, transparente y clara, informando sobre el estado de sus obligaciones y orientándolo
de forma apropiada sobre los productos de normalización y el modo de cancelar o poner al
día su deuda.
Horarios:
Los horarios son los siguientes: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. En el evento en
que el cliente no sea localizado en los horarios descritos anteriormente VCA Consulting
SAS intentará ubicarlo en otros horarios diferentes.
Si un cliente no ha sido localizado, VCA Consulting SAS podrá acudir a las referencias
personales suministradas en el formulario de solicitud de crédito para tratar de ubicarlo o a
otros medios que sean permitidos por la ley
Los honorarios se determinaran en forma porcentual por el valor efectivamente recaudado
o pagado por capital e intereses corrientes, intereses de mora, seguros y otros cargos.
Intereses de mora:
A partir del crédito y los plazos de pago acordados entre el cliente y VCA Consulting SAS,
la compañía determina que desde el día 1 de mora aplicará un interés correspondiente al
1%.
DIVULGACIÓN
La divulgación de esta Política se realizará a los clientes a través de la página Web de VCA
Consulting SAS y correo electrónico.